Am einfachsten ist es, eine monatliche Übersicht über alle Zahlungen zu führen und die zugehörigen Belege abzulegen. Jeder Eintrag sollte zeigen, wofür Sie zahlen, auf welchen Zeitraum sich die Zahlung bezieht, wann sie fällig war und wann Sie sie tatsächlich geleistet haben.
Sie können Ihre Aufzeichnungen in einer Tabelle, in Notizen oder in einem Papierordner führen. Wichtiger als das gewählte Hilfsmittel sind Regelmäßigkeit, eine eindeutige Kennzeichnung der Zahlungen und die Möglichkeit, den jeweiligen Beleg schnell zu finden.
Welche Zahlungen Sie getrennt erfassen sollten
Lesen Sie zunächst den Mietvertrag und prüfen Sie, wie die einzelnen Zahlungen dort bezeichnet werden. Ohne Kenntnis seines Inhalts lässt sich nicht bestimmen, was die Miete genau umfasst, welche Energiekosten gesondert bezahlt werden oder wie die einzelnen Beträge abgerechnet werden sollen.
Miete
Erfassen Sie die Miete als eigenen regelmäßigen Posten. Notieren Sie den Zeitraum, für den Sie zahlen, und nicht nur das Datum der Überweisung. Verwendet der Vertrag eine andere Bezeichnung, übernehmen Sie diese der Übersichtlichkeit halber auch in Ihre Aufzeichnungen.
Vorauszahlungen oder Zahlungen für Energie und Dienstleistungen
Trennen Sie Zahlungen für Energie und Dienstleistungen von der Miete, wenn sie im Vertrag oder in der Abrechnung entsprechend unterschieden werden. Es kann sich um Vorauszahlungen, direkte Zahlungen an Versorger oder eine andere Zahlungsart handeln. Aus Ihren Aufzeichnungen sollte klar hervorgehen, an wen, wofür und für welchen Zeitraum Sie gezahlt haben.
Kaution
Ordnen Sie die Kaution nicht den gewöhnlichen monatlichen Kosten zu. Legen Sie dafür einen eigenen Eintrag an, der das Zahlungsdatum, die Bezeichnung gemäß Vertrag, den Zahlungsbeleg sowie einen Vermerk zu jeder späteren Änderung oder Abrechnung enthält.
Die Bedingungen für die Verwendung oder Rückzahlung der Kaution lassen sich ohne den konkreten Vertrag und die jeweiligen Umstände nicht beurteilen. Bewahren Sie deshalb zusammen mit dem Zahlungsbeleg auch die zum Zeitpunkt der Zahlung geltende Fassung des Vertrags auf.
Einmalige Ausgaben
Erfassen Sie auch einmalige Zahlungen gesondert, beispielsweise solche, die mit dem Beginn des Mietverhältnisses, einer besonderen Dienstleistung, einer Reparatur oder einem vereinbarten Kauf zusammenhängen. Der Eintrag sollte den genauen Zweck und einen Verweis auf die Vereinbarung, Nachricht, Rechnung oder einen anderen Beleg enthalten.
Was ein monatlicher Eintrag enthalten sollte
Legen Sie für jede Zahlung eine eigene Zeile oder einen eigenen Eintrag an. Eine praktische Struktur umfasst:
- Zeitraum: Monat, Jahr oder ein anderer Zeitraum, auf den sich die Zahlung bezieht.
- Zahlungszweck: Miete, Vorauszahlung für eine bestimmte Dienstleistung, Kaution oder einmalige Ausgabe.
- Betrag: der im Vertrag, in einer Mitteilung, in der Abrechnung oder in einer Vereinbarung genannte Betrag.
- Fälligkeitsdatum: der Termin, bis zu dem die Zahlung geleistet werden sollte.
- Zahlungsdatum: der Tag der tatsächlichen Zahlung oder der Erteilung des Zahlungsauftrags.
- Zahlungsart: Banküberweisung, Barzahlung oder eine andere vereinbarte Zahlungsart.
- Zahlungsidentifikation: Verwendungszweck, variables Symbol, Belegnummer oder ein anderes Unterscheidungsmerkmal.
- Ablageort des Belegs: Name des Ordners, der Datei, der E-Mail oder des Abschnitts im Papierordner.
- Status: geplant, bezahlt, Bestätigung ausstehend oder zu prüfen.
- Anmerkung: kurze Erläuterung einer Änderung, Vereinbarung oder Unstimmigkeit.
Beispiel für die Struktur der Aufzeichnungen ohne konkrete Beträge
Sie können jeden Eintrag in dieser Reihenfolge erfassen:
- Zeitraum: Monat und Jahr.
- Kategorie: Miete, Energie, Dienstleistungen, Kaution oder einmalige Zahlung.
- Zweck: genaue Bezeichnung gemäß Vertrag oder Beleg.
- Empfänger: Vermieter, Verwalter, Versorger oder eine andere vereinbarte Person.
- Betrag: gemäß der jeweiligen Grundlage.
- Fälligkeit und Zahlung: beide Daten getrennt eintragen.
- Zahlungsart und Identifikation: beispielsweise Banküberweisung und der verwendete Verwendungszweck.
- Beleg: Dateiname oder Ablageort der Papierbestätigung.
- Status und Anmerkung: Ergebnis der Kontrolle und gegebenenfalls der nächste Schritt.
Wenn Sie mit einem Betrag mehrere Zwecke abdecken, können Sie in Ihren Aufzeichnungen entsprechend der Gliederung im Vertrag getrennte Posten anlegen. Vermerken Sie zugleich, dass sie mit einer einzigen Überweisung bezahlt wurden.
Banküberweisungen richtig kennzeichnen
Verwenden Sie bei jeder Überweisung einen eindeutigen Verwendungszweck, anhand dessen Sie später Zweck und Zeitraum erkennen können. Eine praktische Kennzeichnung kann die Bezeichnung der Zahlung sowie Monat und Jahr miteinander verbinden. Wenn Sie laut Vertrag eine bestimmte Kennung verwenden sollen, prüfen Sie diese vor dem Absenden.
Nutzen Sie jeden Monat dasselbe System. Dadurch wird die Suche im Kontoauszug einfacher, und Sie müssen den Zweck bei einer Kontrolle nicht allein anhand des Betrags oder Datums bestimmen.
Legen Sie die Bankbestätigung oder den Kontoauszug so ab, dass sich das Dokument einem konkreten Eintrag zuordnen lässt. Die bloße Erteilung eines Zahlungsauftrags bedeutet nicht immer, dass die Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde. Prüfen Sie deshalb nach Möglichkeit auch ihren Status.
Barzahlungen dokumentieren
Verlangen Sie bei einer Barzahlung eine verständliche schriftliche Bestätigung. Daraus sollte hervorgehen, wer das Geld von wem, in welcher Höhe, wann und für welchen Zweck oder Zeitraum erhalten hat.
Legen Sie die Bestätigung in einem Ordner ab oder digitalisieren Sie sie sicher. Notieren Sie in Ihren Aufzeichnungen das Übergabedatum, den Zahlungszweck und den Aufbewahrungsort des Originals. Ein unklarer Vermerk wie „bezahlt“ ohne Betrag, Zeitraum und Empfänger kann bei einer späteren Kontrolle wenig hilfreich sein.
Welche Dokumente Sie aufbewahren sollten
Bankbestätigungen und Zahlungsbelege
Bewahren Sie Überweisungsbestätigungen, relevante Kontoauszüge und schriftliche Bestätigungen über Barzahlungen auf. Benennen Sie Dateien einheitlich, beispielsweise nach Datum, Zeitraum und Zweck. Schützen Sie sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff.
Abrechnungen
Bewahren Sie jede Abrechnung in der Form auf, in der sie Ihnen zugestellt wurde. Legen Sie auch Anhänge, Einzelaufstellungen, die anschließende Kommunikation und den Beleg über die Zahlung eines eventuellen Differenzbetrags dazu. Notieren Sie in Ihren Aufzeichnungen, auf welchen Zeitraum sich die Abrechnung bezieht.
Zählerstände
Erfassen Sie das Ablesedatum, die Art des Zählers und den angegebenen Stand. Wenn Sie ein Foto aufnehmen, benennen Sie es so, dass es der konkreten Wohnung, dem Zähler und dem Datum zugeordnet werden kann. Zählerstände sollten insbesondere bei der Übernahme und Übergabe der Wohnung oder im Zusammenhang mit einer Abrechnung aufbewahrt werden.
Kommunikation mit dem Vermieter
Bewahren Sie Nachrichten auf, die eine Zahlung, einen Termin, die Aufteilung von Kosten oder die Abrechnungsweise ändern oder erläutern. Eine wichtige mündliche Vereinbarung sollten Sie anschließend sachlich in einer schriftlichen Nachricht zusammenfassen und die andere Seite um Bestätigung bitten.
Ein einfaches System für Ordner und Ablagen
Ein digitales Archiv können Sie nach Jahren gliedern und für jedes Jahr Ordner für Vertrag, monatliche Zahlungen, Energie und Abrechnungen, Kaution, Zählerstände und Kommunikation anlegen. Dieselbe Gliederung lässt sich auch in einem Papierordner verwenden.
Erstellen Sie regelmäßig eine Sicherungskopie. Aufzeichnungen ohne Belege sind weniger nützlich, doch auch Belege ohne ein klares System lassen sich möglicherweise nur schwer wiederfinden.
Monatliche Checkliste
- Aktuelle Verpflichtungen und Fälligkeiten anhand des Vertrags und der zugestellten Unterlagen prüfen.
- Jede Zahlung als eigenen Posten eintragen.
- Empfänger, Betrag und Identifikation vor dem Absenden kontrollieren.
- Nach der Zahlung das tatsächliche Datum und den Zahlungsstatus ergänzen.
- Bankbestätigung oder Zahlungsbeleg ablegen.
- Die Zahlung dem richtigen Zeitraum und Zweck zuordnen.
- Neue Abrechnungen, Zählerstände und wichtige Nachrichten archivieren.
- Die eigene Übersicht mit dem Vertrag und den zugestellten Unterlagen vergleichen.
- Unklarheiten kennzeichnen und schriftlich klären.
Was tun, wenn eine Zahlung oder Abrechnung nicht stimmt?
Prüfen Sie zunächst Ihre eigenen Unterlagen. Vergleichen Sie Vertrag, Zeitraum, Fälligkeit, Betrag, Kontoauszug, Bestätigung über die Barzahlung und eine mögliche frühere Kommunikation. Kontrollieren Sie außerdem, ob eine Zahlung möglicherweise dem falschen Monat oder Zweck zugeordnet wurde.
Bleibt die Unstimmigkeit bestehen, bitten Sie den Vermieter um eine Aufschlüsselung oder Erklärung. Kommunizieren Sie sachlich und schriftlich. Geben Sie an, welchen Posten Sie prüfen, auf welchen Zeitraum er sich bezieht, welche Angaben Ihre eigenen Aufzeichnungen enthalten und was genau Sie klären möchten.
Bei einer unklaren Abrechnung können Sie fragen:
- Auf welchen Zeitraum bezieht sich die Abrechnung?
- Welche Dienstleistungen oder Energiekosten umfasst sie?
- Welche Zahlungen wurden bei der Aufteilung berücksichtigt?
- Wie wurde der konkrete Posten bezeichnet oder berechnet?
- Welche Unterlagen stehen mit der genannten Angabe in Zusammenhang?
- Handelt es sich bei dem Betrag um eine Vorauszahlung, eine endgültige Abrechnung oder eine einmalige Zahlung?
Das richtige weitere Vorgehen kann vom Wortlaut des Vertrags, von der Art der Zahlung und von den konkreten Umständen abhängen. Wenn sich die Bedeutung eines Postens oder die Berechtigung einer Forderung anhand der verfügbaren Dokumente nicht bestimmen lässt, holen Sie eine fachkundige Beurteilung ein.
Wie lange sollten Belege aufbewahrt werden?
Ohne Prüfung des konkreten Vertrags, der Art des Dokuments und der jeweiligen Situation lässt sich keine allgemeingültige Frist festlegen. Praktisch ist es, Belege nicht unmittelbar nach der monatlichen Kontrolle zu löschen und die zusammenhängende Dokumentation mindestens so lange aufzubewahren, bis die betreffenden Zahlungen, Abrechnungen und die Kaution eindeutig abgewickelt sind.
Wenn Sie für einen konkreten Fall eine verbindliche oder sichere Aufbewahrungsdauer bestimmen müssen, lassen Sie sich von einer entsprechenden Fachperson beraten.
Häufige Fragen
Reicht ein Kontoauszug aus?
Der Kontoauszug ist ein wichtiger Beleg, erklärt aber möglicherweise nicht von selbst den Zweck oder Zeitraum einer Zahlung. Verknüpfen Sie ihn deshalb mit dem Eintrag in Ihren Aufzeichnungen, dem Vertrag und einer möglichen Abrechnung.
Ist eine Tabelle oder ein Papierordner besser?
Beide Methoden können funktionieren. Eine Tabelle erleichtert das Filtern und Kontrollieren, ein Ordner die Aufbewahrung von Originalen. Praktisch kann auch eine Kombination aus digitaler Übersicht und sicher aufbewahrten Originaldokumenten sein.
Wie oft sollten die Aufzeichnungen kontrolliert werden?
Kontrollieren Sie Ihre Aufzeichnungen mindestens bei jedem Zahlungszyklus sowie nach dem Erhalt einer Abrechnung, nach einer Änderung der vereinbarten Zahlungen oder bei Beendigung des Mietverhältnisses. Wichtig ist, Unklarheiten nicht ohne Vermerk bis zu einem späteren Zeitpunkt aufzuschieben.
Was ist zu tun, wenn der Vertrag die einzelnen Posten nicht klar unterscheidet?
Bestimmen Sie ihre Bedeutung nicht allein aufgrund eigener Vermutungen. Bitten Sie den Vermieter um eine verständliche Aufschlüsselung und eine Erklärung, was die Zahlung umfasst und auf welchen Zeitraum sie sich bezieht. Bei anhaltenden Unklarheiten sollten Sie eine fachkundige Prüfung des Vertrags erwägen.